Privacystatement Kleve Mediation

In dit privacystatement laat Kleve Mediation zien hoe zij omgaat met de persoonsgegevens en privacy van haar cliënten. Deze transparantie is een van de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor?

• Naam, adres, geboortedatum -> voor de vaststelling van de identiteit van de cliënten, het voeren van procedures en het sturen van facturen
• Email en telefoonnummer -> om contact te kunnen onderhouden met de cliënten;
• BSN -> in geval een procedure bij de rechtbank of voor het aanvragen van een toevoeging;
• Burgerlijke staat -> voor de vaststelling van de juridische positie van cliënten;
• Nationaliteit -> voor de vaststelling van het toepasselijke recht.

Kleve Mediation vraagt inzage in paspoort, ID of rijbewijs ter identificatie van cliënten. Kleve Mediation maakt geen kopie van genoemde documenten. 

Is het verwerken van deze persoonsgegevens rechtmatig?

Het verwerken van bovengenoemde persoonsgegevens vindt plaats omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Vaak ligt er ook een wettelijke plicht aan ten grondslag. Bovendien geven cliënten door het verstrekken van de opdracht toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens. Dit is vastgelegd in de algemene voorwaarden van Kleve Mediation welke van toepassing zijn verklaard op elke opdracht.

Hoe en hoe lang worden deze gegevens bewaard?

De persoonsgegevens worden bewaard in een fysiek en een digitaal dossier gedurende tenminste 7 jaar en maximaal 10 jaar. Kleve Mediation voldoet hiermee aan een wettelijke plicht. De fysieke dossiers bevinden zich in een afgesloten ruimte. Voor de digitale dossiers maakt Kleve Mediation geen gebruik van cloudservices. De digitale dossiers zijn, met een wachtwoord beveiligd, opgeslagen op de eigen PC met een back up die in een kluis ligt opgeslagen.

Wat zijn de rechten van de degene wiens gegeven worden verwerkt?

Cliënten hebben recht van inzage, rectificatie en wissing van de verwerkte persoonsgegevens. Een verzoek hiertoe kan te allen tijde worden gedaan. Hieraan zal door Kleve Mediation binnen 4 weken kosteloos worden voldaan, tenzij wettelijke bepalingen van bewaarplicht dit verhinderen. Wanneer cliënten het idee hebben dat er op onjuiste wijze wordt omgegaan met hun persoonsgegevens kunnen zij hierover een klacht indienen bij Kleve Mediation. Zij kunnen ook een klacht indienen bij de toezichthoudende instantie (Autoriteit Persoonsgegevens) of een gerechtelijke procedure starten bij de rechtbank.

Wat gebeurt erbij een data-lek? 

Er is sprake van een data-lek als persoonsgegevens onbedoeld verloren zijn gegaan, zijn gewijzigd of toegankelijk zijn gemaakt voor derden. Een voorbeeld hiervan is als een computersysteem gehackt is. Kleve Mediation is verplicht eventuele data-lekken te documenteren en hiervan binnen 72 uur melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met mevrouw J. Kleve van Kleve Mediation.